Die Gesamtkosten gebrauchter Medizingeräte umfassen alle Kosten des Kaufs über den angebotenen Verkaufspreis hinaus. Bei einem gebrauchten Gerät gehören dazu meist Fracht, Einbringung, Installation, Vorbereitungsarbeiten am Standort, Abnahmeprüfung, Kalibrierung, Unterstützung bei der Inbetriebnahme, Schulung, Software- oder Netzwerkarbeiten, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial und Serviceabdeckung. Fehlen diese Positionen in einem Investitionsantrag, kann das auf dem Papier günstigste Angebot in Genehmigung und Betrieb zum teuersten werden. Der richtige Vergleich betrachtet daher nicht nur den Stückpreis. Er betrachtet das gesamte Budget, das Ihre Finanzabteilung vor der Freigabe prüft.
Welche Kosten fallen bei einem gebrauchten Gerät nach dem Kaufpreis an?
Beginnen Sie mit der Lieferung. Ergänzen Sie dann jede Tätigkeit, die nötig ist, um das System an Ihrem Standort in Betrieb zu nehmen. In der Praxis gehören dazu oft Verpackung in Kisten, Transport, Versicherung, Entladen, innerbetrieblicher Transport und jede besondere Handhabung auf dem Weg in den Raum. Bei größeren Systemen nennen die Standortplanungsunterlagen der Hersteller häufig Einbringung, Sonderhandling und Vorbereitungsarbeiten am Standort, die vor Beginn der Installation anstehen. Die Hinweise von GE HealthCare zur Standortplanung zeigen beispielhaft, welche Planung ein großes System vor der Installation brauchen kann.
Planen Sie als Nächstes Budget für technische Arbeiten nach der Ankunft ein. Dazu können Unterstützung bei der Deinstallation am Ursprungsort, die Wiederinstallation in Ihrer Einrichtung, elektrische oder mechanische Prüfungen, Netzwerkanbindung, Konfiguration, die Ausstattung mit Zubehör und die Arbeitszeit externer Dienstleister gehören. Zudem trägt die kaufende Einrichtung die Kosten für Abnahmeprüfung, Kalibrierung und klinische Inbetriebnahme nach der Lieferung. Diese Aufgaben liegen vor dem ersten Einsatz in der Verantwortung des Käufers.
Auch innerhalb Ihrer Organisation können Kosten für Abstimmung und Dokumentation entstehen. Der Einkauf benötigt zum Beispiel eine interne technische Prüfung, die Freigabe durch das Facility Management, eine IT-Prüfung und die Genehmigung der Finanzabteilung. Diese Schritte ändern die Rechnung des Lieferanten nicht. Sie beeinflussen aber das tatsächliche Projektbudget und den Zeitplan. Bauen Sie Ihren Antrag deshalb auf den Gesamtkosten gebrauchter Medizingeräte auf, nicht nur auf dem Bestellwert.
Wie kalkulieren Sie Fracht, Einbringung und Installation?
Bitten Sie jeden Verkäufer, die Logistik getrennt von der Geräteposition auszuweisen. Sie brauchen eine schriftliche Aufschlüsselung für Abholung, gegebenenfalls Exportverpackung, Fracht, Versicherung, Entladen, innerbetrieblichen Transport, Einbringung, Installationsarbeit und alle ausgeschlossenen Arbeiten vor Ort. Das ist wichtig, weil ein Angebot die Projektabwicklung enthalten kann, während ein anderes sie dem Käufer überlässt. Daher können sich hinter zwei ähnlichen Gerätepreisen sehr unterschiedliche Lieferkosten verbergen.
Fragen Sie außerdem, was Ihr Standort bereitstellen muss, bevor der Installateur eintrifft. Die Planungsunterlagen der Hersteller verweisen regelmäßig auf Raumvorbereitung, Stromversorgung, Transportwege, Hebevorrichtungen und weitere Voraussetzungen vor der Installation. Muss Ihre Einrichtung Handwerker beauftragen, Türen versetzen, Wege verstärken, Aufzüge bereitstellen oder einen Zugang außerhalb der Arbeitszeiten organisieren, sind das Kosten des Käufers. Steht der Umfang noch nicht fest, hilft ein Abgleich der Anforderungen mit dem Lieferangebot des Verkäufers und Ihrer internen Facility-Planung. Binden Sie bei Bedarf einen Partner ein, der Beschaffung und Koordination über einen Einkaufsservice für Medizingeräte unterstützt.
Welches Budget brauchen Sie für Ersatzteile, Verbrauchsmaterial und Service?
Trennen Sie zuerst die sofortigen Kosten für ein vollständiges System von den laufenden Betriebskosten. Sofortige Kosten betreffen alle Teile, die Sie für die Übergabe eines vollständigen, nutzbaren Systems in der vereinbarten Konfiguration brauchen. Je nach Gerätetyp können das Sonden, Kabel, Schallköpfe, Monitore, Tische, Fußschalter, Halterungen, Akkus, Wagen oder anderes Zubehör sein. Fehlt eines dieser Teile in einem Gebrauchtangebot, taucht es meist später als dringende Ausgabe wieder auf.
Listen Sie danach die Support-Positionen für das erste Jahr auf. Dazu gehören oft vorbeugende Wartung, Bereitschaft für Serviceeinsätze, Arbeitszeit, Anfahrt, Ersatzteile, Leihkomponenten, sofern verfügbar, und der Zugang zu erforderlichen Prüfgeräten über Ihren eigenen Servicepartner. Führen Sie die Garantie nur als eine Budgetposition und prüfen Sie die Bedingungen mit unserem Ratgeber zur Garantie für generalüberholte Medizingeräte. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie Ausgaben nach der Installation überflüssig macht. Leistungsumfang, Reaktionsbedingungen, Ausschlüsse und Reisekosten unterscheiden sich je nach Angebot.
Auch Verbrauchsmaterial braucht eine eigene Position. Manche Geräte benötigen vom ersten Tag an wiederkehrende Artikel, andere erzeugen vor allem einen regelmäßigen Ersatzbedarf. In beiden Fällen verliert ein niedriger Kaufpreis an Reiz, wenn Verbrauchsmaterial schwer zu beschaffen ist, es nur wenige freigegebene Alternativen gibt oder die Lieferzeiten lang sind. Bitten Sie daher Einkauf, Anwender und Ihr technisches Team, die Bezugswege vor der Freigabe zu bestätigen. Unser Ratgeber zur Ersatzteilversorgung für Medizingeräte zeigt, wie Sie diese prüfen.
Planen Sie schließlich die Betreuung nach der Übergabe. Wenn Sie Inspektion, Wartung, Reparaturkoordination oder Werkstattleistungen benötigen, nehmen Sie diesen Weg von Anfang an in das Budgetmodell auf. Fassen Sie diese Leistungen als Supportpaket, nicht als vage Reserve. Unser Ratgeber zu Reparatur oder Ersatz von Medizingeräten hilft Ihnen bei der Dimensionierung. Brauchen Sie technische Unterstützung über Marken und Gerätekategorien hinweg, lässt sich unser Reparatur- und Wartungsservice als feste Kostenposition neben dem Kaufbudget führen.
Gesamtkosten gebrauchter Medizingeräte: Wie vergleichen Sie zwei Angebote?
Nutzen Sie eine einfache Gegenüberstellung, die für jedes Angebot die Gesamtkosten gebrauchter Medizingeräte zeigt. Tragen Sie den Gerätepreis in die erste Zeile ein. Führen Sie dann beide Angebote durch dieselben Kostenpositionen: Logistik, Arbeiten vor Ort, Installation, Zubehör, Prüfung und Inbetriebnahme, Schulung, Ersatzteilrisiko, Verbrauchsmaterialrisiko, Serviceabdeckung, Software- oder Netzwerkarbeiten sowie interne Projektkosten. Gibt ein Verkäufer an, dass eine Position enthalten ist, markieren Sie sie als enthalten. Schließt der Verkäufer sie aus, tragen Sie sie als Kosten des Käufers ein. Ist die Antwort unklar, lassen Sie die Zeile offen, bis der Verkäufer sie klärt, statt sie mit null anzusetzen.
Da es um eine Kaufentscheidung für ein gebrauchtes Gerät geht, achten Sie besonders auf Lücken im Leistungsumfang. Ein Lieferant nennt vielleicht einen niedrigeren Gerätepreis, schließt aber Sonden, Anwenderschulung, Deinstallation oder Installationsarbeit aus. Ein anderer liegt im Preis höher, schließt aber genau die Positionen ein, die sonst als separate Bestellungen zurückkämen. Mit anderen Worten: Sie vergleichen einsatzbereite Lösungen, nicht nur Geräte auf dem Transportweg. Unser Kostenvergleich zwischen neuen und aufbereiteten Bildgebungssystemen betrachtet dieselbe Frage für eine Gerätegruppe. Den aktuellen Bestand finden Sie im Katalog gebrauchter Medizingeräte von EMTrading. Den Genehmigungsantrag sollten Sie trotzdem auf die vollständigen Kosten für Lieferung und Betreuung stützen.
Risiko als Budgetposition bewerten
Es hilft zudem, Risiko als Budgetfrage zu bewerten und nicht nur als technische Frage. Unklarer Zubehörumfang, unsichere Ersatzteilverfügbarkeit, Verbrauchsmaterial mit langen Lieferzeiten oder die Abhängigkeit von externen Transportfirmen können zum Beispiel Folgekosten verursachen. Sie müssen keine Prozentsätze erfinden, um dieses Risiko darzustellen. Zeigen Sie der Finanzabteilung stattdessen, welche Kosten fest sind, welche vorläufig sind und welche vor der Auftragsfreigabe ein separates Angebot erfordern.
Stellen Sie vor der Freigabe vier abschließende Fragen. Was müssen wir vor der Lieferung bezahlen? Was müssen wir für die Installation bezahlen? Was müssen wir vor dem ersten Einsatz bezahlen? Was müssen wir im ersten Jahr bezahlen? Hat jede Position einen Verantwortlichen und eine Quelle, hat Ihr Investitionsantrag deutlich bessere Chancen, die Prüfung der Finanzabteilung ohne kurzfristige Nachbesserungen zu bestehen.
Praktische Zusammenfassung
Planen Sie das gebrauchte Gerät als Projekt, nicht als Karton mit Preisschild. Berücksichtigen Sie von Anfang an Fracht, Einbringung, Installation, Standortvorbereitung, Abnahmeprüfung, Kalibrierung, Inbetriebnahme, Zubehör, Schulung, Serviceabdeckung, Ersatzteilrisiko und Verbrauchsmaterial. Vergleichen Sie Angebote dann nach derselben Kostenstruktur. So behalten Sie die Gesamtkosten gebrauchter Medizingeräte am besten im Griff. Zudem verhindern Sie, dass ein scheinbar günstiges Angebot nach der Genehmigung am Ende das teurere ist.
Sie vergleichen Angebote für ein gebrauchtes Gerät? Kontaktieren Sie EMTrading und fordern Sie ein Angebot an, das Lieferung, Installation und Zubehör einzeln ausweist.
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